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¿Cuándo merece la pena sustituir Excel por un programa a medida?
Señales prácticas para decidir cuándo mantenerlo y cuándo dar el siguiente paso.
Ángel Muñoz Ruiz
· 4 min de lectura
Merece la pena cuando el problema ya no es la hoja, sino lo que pasa a su alrededor: varias personas tocando versiones distintas, datos que se copian de un sitio a otro y nadie que sepa quién cambió qué. Mientras una persona controle una lista sencilla, Excel sigue siendo una buena herramienta.
Cuándo encaja y cuándo no
Excel encaja cuando…
Es rápido, flexible y no necesita desarrollo.
- Una persona controla una lista sencilla
- Los datos cambian poco
- Nadie más necesita el estado al momento
Conviene estudiar otra solución cuando…
El problema ya no es la hoja, sino la coordinación.
- Varias personas editan versiones distintas
- Los mismos datos se repiten en varios archivos
- Hay permisos, estados o un historial que controlar
- Se copian datos entre herramientas a mano
Del archivo que se copia al estado compartido
Antes
- Pedido recibidoLlega por correo o por teléfono.
- A manoDatos copiadosAlguien lo pasa al Excel… y a otro archivo.
- Llamadas y mensajesSeguimiento manualPara saber cómo va, hay que preguntar.
Después
- Pedido registradoSe introduce una vez, con todos sus datos.
- Estado compartidoCada cambio queda guardado con su autor.
- Consulta del equipoCada persona ve cómo va sin preguntar.
Cuánto tiempo se va en copiar datos
Ejemplo ilustrativo. Sustituye estas cifras por las de tu negocio.
Copiar datos entre herramientas
- 20operaciones al díapor3 mincopiando datos en cada unapor22días laborables al mesigual a22 hal mes dedicadas a esa tarea
- 22 hal mespor15 €/hcoste ilustrativoigual a330 €de tiempo de trabajo al mes, en este ejemplo
- No es un ahorro efectivo garantizado: es lo que hoy cuesta esa tarea en este ejemplo.
- No incluye la inversión ni el mantenimiento de un programa nuevo.
- Puede que una herramienta que ya existe lo resuelva mejor que desarrollar software.
Un caso real: MUNASA Factory
En MUNASA, un fabricante de prefabricados de hormigón, la oficina y el taller se coordinaban con papel, llamadas y mensajes. La información existía, pero estaba repartida: seguir un pedido obligaba a preguntar en varios sitios.
Desarrollé una herramienta interna para que cada pedido tenga un solo estado, visible para todos. Se usa a diario y no tiene demo pública, así que lo explico con un esquema y sin capturas. Tampoco publico cifras de ahorro: no hay mediciones auditadas que citar.
Así viaja un pedido
Se crea en la oficina
Con sus productos, planos y fotografías.
El taller lo ve al momento
En una pantalla grande de la nave, con su prioridad.
Se registra lo fabricado
Desde una tablet táctil; si cae la conexión, se guarda y se sincroniza después.
Sale por logística
Con su agencia, avisos y documentos, y cada cambio registrado.
Antes de sustituirlo, mide esto
Frecuencia
Cuántas veces al día o a la semana ocurre la tarea.
Tiempo
Cuántos minutos lleva cada vez, contando las consultas.
Errores
Cuántas veces hay que corregir algo y qué supone.
Personas
Quién toca el archivo y quién necesita saber el estado.
Integraciones
De dónde vienen los datos y adónde tienen que ir.
En resumen
Mantén Excel mientras una persona controle una lista sencilla. Estudia otra solución cuando varias personas dependan de los mismos datos, se copien a mano o haga falta saber quién cambió qué. Y mide antes de decidir.
¿Tienes un proceso así?
Cuéntame qué tarea se repite, quién la hace y con qué herramientas. Te diré si conviene un programa a medida, una herramienta que ya existe o dejarlo como está.
Cuéntame qué proceso quieres ordenarVer software de gestión a medida